Im Bereich der Transformation von der Papier- zur elektronischen Welt ist das Krankenhaus Topolsica in Slowenien ziemlich einzigartig. Es ist das erste Krankenhaus des Landes, dem es gelungen ist, in allen Schritten der medizinischen Behandlung eines Patienten von den rigorosen, papierbasierten Verfahren zur Digitalisierung überzugehen.
Die derzeitigen Regeln im Gesundheitswesen sind auf einer anderen Ebene angesiedelt.
„Ich kann den Punkt der Digitalisierung der medizinischen Dokumentation in zwei Abschnitten zusammenfassen“, sagt Marko Oberstar, Leiter des Digitalisierungsprozesses im Krankenhaus Topolšica. „Zum einen erleben wir einen größeren Datenschutz, der mit der Einführung dieses Systems deutlich besser ist, und zum anderen den Schutz der Gesundheit des Patienten selbst.
Es ist die Transformation eines jahrzehntelangen Prozesses im Gesundheitswesen. Die Transformation ist nicht unbedeutend, und ein Sprung dieser Größenordnung erfordert viel Zeit, Verständnis und ein beharrliches Team.
DMS und eStorage managt das Chaos und bringt Ordnung und Optimierung der Krankenhausprozesse, eine präzise Verteilung der Verantwortlichkeiten unter den Betreibern, eine vollständige Rückverfolgbarkeit und entlastet auch die unüberschaubar gewordenen Papierarchive. Der Zweck der Digitalisierung von Prozessen ist jedoch größer als all dies. Wir stellen den Patienten in den Mittelpunkt“.
Die elektronische digitale Dokumentenverwaltung ist die einzige Möglichkeit, die Qualität zu erhalten.
Dr. Jurij Šorli, Generaldirektor des Krankenhauses Topolšica, über die Einführung der Digitalisierung: „Es gab mehrere Gründe, warum wir uns für die Einführung der DMS + eStorage-Lösung in unserem Krankenhaus entschieden haben. In erster Linie war es mein Hauptziel, eine detaillierte Dokumentation der medizinischen Dokumente zu etablieren, was zu einer höheren Qualität der Behandlung, einer besseren Patientensicherheit und damit zu einer effizienteren Arbeit im Krankenhaus führt. Es handelte sich sicherlich um ein groß angelegtes Projekt, das die Beteiligung mehrerer Interessengruppen, ihre gegenseitige Kooperation und die Unterstützung aller unserer Mitarbeiter erforderte.
Das Projekt wurde als ein wichtiges Arbeitssegment in unserem Krankenhaus anerkannt und wird bereits von den meisten Mitarbeitern genutzt“.
Wir bewegen uns vom Chaos zur Ordnung. Dies stellt den größten Sprung dar.
„Bevor wir mit der DMS + eStorage-Lösung begannen, stellten die Patienten ihre Testergebnisse und andere Dokumente in der üblichen Weise auf Papier zur Verfügung“, sagt Dr. Mirko Lekić, Spezialist für Pneumologie. „Diese Dokumente wurden dann in Akten eingefügt, die von unserem Krankenhauspersonal in verschiedene Kliniken und Stationen transportiert wurden. Dies ist nicht mehr der Fall, da alle Dokumente sicher in digitaler Form im Informationssystem des Krankenhauses gespeichert sind“.
Die Zeitersparnis ist enorm.
Mirko Lekić fährt fort: „Ich bin sehr zufrieden, es gibt keine Probleme, meine Arbeit ist sehr erleichtert worden, denn die neue digitale Operation spart mir viel Zeit, bringt Ordnung und die vollständige Kontrolle über die Unterzeichnung der Dokumente.
Die Arbeit mit der neuen digitalen Lösung läuft gut, ich bin sehr zufrieden mit dieser Art des Unterzeichnens von Dokumenten. Ich habe meine Mappe mit den Dokumenten, auf die ich viel leichter zugreifen kann als zuvor. Ich muss nicht mehr zu verschiedenen Stationen gehen. Alle meine Dokumente, die auf meine Unterschrift warten, befinden sich in meiner Mappe im Informationssystem. Wenn ich diese Dokumente unterschreibe, weiß ich genau, dass meine Aufgaben erledigt sind.
Vor der Einführung wurden die Dokumente von einer Krankenschwester getippt, dann musste ich an verschiedenen Arbeitsstationen Informationen sammeln. Dann musste ich der Krankenschwester mitteilen, dass sie das Dokument ausdrucken sollte, und erst danach konnte ich das Dokument von Hand unterschreiben. Jetzt liegt alles in unserem Informationssystem in meiner Mappe zur Durchsicht, digitalen Unterzeichnung und zum Versand bereit. Ich muss nicht mehr durch verschiedene Arbeitsstationen laufen, was mir eine Menge Zeit spart. Wenn Sie sich mit dem System vertraut gemacht haben, ist es sehr einfach zu bedienen, das Programm ist sehr nützlich. Es ist die anfängliche Anstrengung auf jeden Fall wert.
Die Ärzte werden mit Papierkram überhäuft, wir sind ständig auf der Suche nach den Testergebnissen unserer Patienten. Mit dieser digitalen Lösung ist uns jedoch alles mit einem Klick zugänglich, alles, was noch zu tun ist, ist deutlich sichtbar“.
Wie funktioniert der gesamte digitalisierte Prozess der Patientenbehandlung?
Der Patient plant seinen Spitaltermin mit eScheduling. Vor dem Termin wird eine SMS-Erinnerung aus dem Spital-Informationssystem verschickt.
Bei der Ankunft im Spital meldet sich der Patient mit dem Queuemate automatisch im System an, schnell und ohne Warteschlangen. Das Spitalinformationssystem bietet dem Arzt eine vollständige Liste aller Patienten, deren Dokumentation noch sortiert werden muss.
Als erste der großen Gesundheitseinrichtungen in Slowenien hat das Krankenhaus Topolšica auch diesen Teil des Patientenbehandlungsprozesses digitalisiert. Nämlich sind auch die Dokumentationsliste und die Liste der Aufgaben im Informationssystem in elektronischer Form, nicht auf Papier. Alle Dokumente sind elektronisch signiert und rechtsgültig.
Nach dem Termin oder Krankenhausaufenthalt werden die Entlassungspapiere des Patienten in digitaler Form über den Integrations-Backbone an den persönlichen Arzt des Patienten geschickt. Auf Wunsch des Patienten können die Entlassungspapiere auch in Papierform ausgestellt werden, es ist jedoch nicht mehr notwendig, sie dem persönlichen Arzt zuzustellen, da dies alles automatisch durch das Informationssystem erfolgt.
Ein Computer wird nie ein Ersatz für einen Arzt sein.
„Wir mussten anfangen, anders als bisher zu entscheiden, uns mit ungewohnten Tatsachen auseinanderzusetzen und die Verantwortung, die jeder Einzelne für seine Entscheidungen trägt, zu akzeptieren“, sagt Jurij Šorli. „Im Chaos ist diese Verantwortung diffus und wir sind uns dessen nicht bewusst. Wenn alles an den richtigen Platz gestellt wird, wird die Verantwortung sehr deutlich.
Die DMS ist die Grundlage der Ärzteschaft, die die höchste Qualität der Patientenversorgung gewährleisten kann. Dies war auch unser wichtigster Leitfaden.
Die Wirkung des Behandlungsprozesses kann nicht bewertet werden, ohne strukturell detailliert zu sein. Natürlich wird ein Arzt niemals durch den Computer ersetzt werden, aber es ist absolut notwendig, alle Daten, die im Behandlungsprozess anfallen, zu verarbeiten“.
Leistungen und diagnostische Tests werden nicht mehr dupliziert.
Jurij Šorli sagt: „Eine der grössten Auswirkungen der Schaffung von Ordnung in den Abläufen ist die Tatsache, dass Gesundheitsleistungen und diagnostische Tests nicht mehr nur wegen fehlender Aufzeichnungen dupliziert werden.
Die Reise war eine Herausforderung, aber das Ziel ist positiv. Der Weg kann mit der Besteigung des Mount Everest oder eines anspruchsvolleren Berges verglichen werden; es gibt viele Lawinen und Gefahren auf dem Weg, bestimmte Dinge müssen auch überwunden werden und manchmal geht man Kopf an Kopf durch die Wand, um auf den Gipfel zu gelangen, wo die Belohnung auf einen wartet.
Sicherlich sehen wir die DMS und e-Storage als Grundlage für neue Projekte, insbesondere die elektronische Temperaturliste und eine noch genauere Überwachung und Behandlung der Patienten sowie die Anpassung der Therapie an die erhaltenen Daten“.
Alle Prozesse werden durch das DMS + elektronisches Archiv zu einer kompletten Einheit integriert
Alle internen Prozesse des Krankenhauses sind vollständig integriert. Auf diese Weise kann ein Krankenhaus die Papiermenge drastisch reduzieren, das autorisierte Krankenhauspersonal kann schneller und einfacher auf Patientendaten zugreifen, und das Wichtigste ist, dass eine viel größere Sicherheit der Patientendaten erreicht wird, da das System alle Sichten nachverfolgt.
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